Pengurusan Kakitangan dan Fizikal

>Pengurusan Kewangan

Merupakan satu proses dimana sebuah organisasi/j/kuasa
Perlumengikutilangkahtertentu utk memperolehi dan mengagihkan sumber
Menggunakan cara dan kawalan tertentu utk capai objektif supaya cekap dan berkesan

Kenapa Perlu :

1. Sumber terhad -
wang, keupayaan j/kuasa, sistem pengurusan, alat kelengkapan dll
2. Permintaan terhadap sumber tidak terhad
3. Mengurus dengan baik adalah tuntutan agama

Bagaimana Melaksanakan

1. Perancangan Belanjawan –
menetapkan skop program, hasil dan perbelanjaan
2. mewujudkan garis panduan dan standard umum
3. Menyediakan kawalan dan struktur organisasi

Garis Panduan Terbahagi Kepada 3 Perkara Asas :

1. Prosedur Kewangan
Prosedur pemberian kuasa & kawalan perbelanjaan
- perancangan/belanjawan
- prosedur pindahan wang/peruntukkan & kecemasan

2. Prosedur Perakaunan
- perakaunan terimaan wang, bayaran & simpanan
- perolehan bekalan, perkhidmatan & kerja3. Prosedur menangani kehilangan, pelupusan dan hapuskira
- kawalan pinjaman/sewaan
- daftar aset / stor
- kehilangan, pelupusan dan hapuskira

Kawalan Dan Semakan Yang Wajar Dilakukan

1. Pemeringkatan kuasa terhadap akaun
- akaun tetap, semasa, panjar runcit
2. Peraturan menerima dan membelanjakan wang
- siapa yang mengendalikan
- wang/aset/aktiviti yang boleh / tidak boleh
dikendalikan dalammemperolehi wang
- resit / akuan
- jenis aktiviti/barang/aset, perkhidmatan & kerja yang dibenarkan dalam membelanjakan wang
3. Prosedur pindahan wang / peruntukkan & kecemasan

4. melaksanakan perakaunan berperingkat mengikut buku akaun – kawalan akaun tetap, semasa & panjar runcit
5. mewujudkan kaedah / daftar / semak / penyimpanan
6. penubuhan jawatankuasa untuk membuat audit dalam dan luar
7. kawalan bekalan dan perlatan

Audit / Kehilangan / Hapuskira

1. Penubuhan J/kuasa pelupusan & Hapuskira
- berbeza kuasa mengikut kes
- dalaman dan luaran
- dilakukan secara berkala dan terus
2. Wujudkan J/kuasa dan prosedur laporan kehilangan, hapuskira dan pelupusan
3. Peraturan dan J/kuasa surjac / denda

Pengurusan Fizikal

1. Perkara-perkara perkhidmatan
2. Urusan surat-menyurat, fail, penyimpanan rekod
3. Kemudahan dan kelengkapan memberi perkhidmatan
4. Persekitaran, landskap dan penyelengaraan

Perkara-Perkara Perkhidmatan
- Nama
- Penasihat
- Identiti
- Visi. Misi & Objektif
- Strategi dan peranan teras
- Bilangan, kaedah perjawatan dan tempoh j/kuasa

Urusan Surat Menyurat
1. Letterhead
- alamat, telefon, kuasa dan tujuan penggunaan
2. Pemfailan
- daftar, pengkelasan, rekod, kuasa dan tempat penyimpanan
3. Mewujudkan borang-borang, tatacara penulisan surat dan perkara am

Kemudahan & Kelengkapan
1. Senaraikan kemudahan dan kelengkapan perlu
2. Mewujudkan garis panduan kemudahan dan kelengkapan asas
3. Membuat perancangan bekalan, penyelengaraan dan pelupusan secara berkala4. Pejabat operasi

Penyelengaraan

1. Mengenalpasti, merancang, mengagih, menyelia dan mengawal
2. Mendokumenkan kaedah penyelengaraan
3. Berjadual / Berkala
4. Memperuntukkan sebagai urusan yang diutamakan
5. Mewujudkan hubungan dengan jabatan/individu yang berkenaan

Pengurusan Sumber Manusia

1. Pemilihan, perlantikan dna perlucutan
- kaedah, tempoh, punca perlucutan
2. Pengurusan Perkhidmatan
- elaun, galakan, pengiktirafan, giliran tugas
3. Keperluan Latihan
- merancang dan memperuntukkan kos yang sesuai setiap tahun
- dalaman, luaran, penggiliran, pertukaran, penempatan
- kerjasama dan hubungan baik dengan yang berkenaan
4. Kebajikan – Hak sesama muslim
- insuran kelompok, kesihatan, pendahuluan diri.

Kemudahan Prasarana

1. Penyelenggaraan bangunan / membaik pulih
2. Membaiki kerosakan kecil
3. Mengecat
4. Pengubahsuaian Masjid/Surau

Keceriaan
1. Landskap
2. Keceriaan Masjid / Surau